Pour permettre un contrôle de l'intégrité des ventes, nous croisons trois documents : le rapport du logiciel de caisse, le fichier de contrôle de caisse et le rapport du terminal bancaire. La correspondance entre ces trois sources garanti l'exactitude des encaissements de chaque journée.

Après chaque journée de vente :

• Imprimer le rapport de caisse : aller dans le menu en haut de page, puis Journaux et rapport simplifié

Sur cette page, sans modification on peut voir un aperçu, imprimer le rapport de caisse du jour, il est aussi possible de changer de date et de faire une sélection de date à date.

• Imprimer le rapport du terminal CB

Pour imprimer le rapport des encaissements du terminal bancaire, il faut sélectionner les trois traits horizontaux en haut à gauche.

Puis la rubrique tickets, rapports, récapitulatifs, …

Puis récapitulatifs commerçant

Et on peut appuyer sur imprimer

Attention, ce ticket ne peut être obtenu que le jour même des encaissements

Si le ticket, n'a pas été imprimé, il est possible dans les jours suivants d'imprimer le ticket des remises, à partir du menu journal des remises. Dans le même menu que précédemment, il est deux lignes plus bas. Dans cette rubrique on peut imprimer le rapport des télé-collectes faite automatiquement la nuit.

Si cela fait un certain temps que personne n'est entré dans ce menu, il montre des dates un peu anciennes, il faut rafraîchir cet écran en le faisant glisser vers le bas. Au bout de quelques glissements, la date recherchée doit apparaître. Et on peut imprimer le ticket, qui est toutefois moins détaillé que l'autre.

• Compléter et imprimer la page du jour fichier du rapport de caisse

** Pour trouver le fichier :**

il se situe dans le dossier Documents puis Journal de contrôle, puis l'année en cours, puis le fichier correspondant au mois en cours, exemple :

/home/caisse/Documents/Journal de contrôle/2026/08-Août 2026.ods

Ce fichier et plus précis que le rapport de caisse, il permet de suivre jour par jour le fond de caisse et les prélèvements d'espèces pour le coffre. Ce tableau complète aussi de manière automatique une synthèse mensuelle (voir point suivant).

Il a cette apparence

il y a deux tableaux distincts, le premier sert à compter l'ensemble des espèces en caisse en fin de journée, le second sert à noter les espèces qui sont retirés du tiroir pour être rangés dans le coffre. Le fond de caisse de début de journée, plus les encaissements de la journée moins le retrait pour le coffre donne le fond de caisse du lendemain.

Pour compléter ce tableau, il ne faut remplir que les cases en rouge sur cette image pour les espèces de la journée :

Attention: dans le rapport de caisse du logiciel, les retraits d'espèces en cours de journée, ne sont pas déduit du total des espèces !! Si il y a eu un retrait d'espèces de la caisse, il faut renseigner aussi la case concernée dans le contrôle de caisse, sinon cela va créer une erreur de caisse

Puis il faut reporter les deux totaux du ticket commerçant dans les cases CB1 et CB2

Enfin il faut compléter la partie basse du tableau, pour les espèces qui sont retirés pour être rangés au coffre.

Toutes les autres zones sont remplis automatiquement par calcul

Au début de chaque mois :

• Compléter et imprimer la page mensuelle du rapport de caisse, cette fiche doit être contrôlée et visé par le trésorier

Pour compléter cette feuille, il faut saisir les remises en banque du mois, dans la colonne prévue à cet effet. Toutes les autres valeurs sont alimentées automatiquement depuis les feuilles de ventes journalière. Une fois complété on pourra l'imprimer pour que le trésorier puisse la contrôler.

Comment effectuer le contrôle mensuel de caisse ?

Il y a deux étapes :

1/ contrôler les feuilles d'encaissements de chaque jour :

Dans le classeur des ventes, il agrafer ensemble les trois documents pour chaque jour de vente : la feuille du jour du contrôle de caisse (tableur), le rapport simplifié du logiciel de caisse et le rapport du terminal CB. Le trésorier vérifiera la concordance des totaux espèces et CB sur ces trois documents. Le solde Espèces de la journée est obtenu par comptage du tiroir caisse, en retirant le fond de caisse et les retraits d'espèces de la journée.

2/ Contrôler la synthèse mensuelle :

La synthèse reprend pour chaque journée de vente :

• Le fond de caisse qui correspond pour chaque jour au fond de caisse précédent + les encaissements de la journée - les retraits d'espèces de la caisse - les retraits d'espèces pour le coffre qui donne le fond de caisse du jour suivant.
• Le total des chèques de la journée
• Le total des CB de la journée (ce total est obtenu par addition des totaux CB1 et CB2 sur le rapport du terminal bancaire)
• Le solde Espèces de la journée (ce solde est obtenu par comptage du tiroir caisse, en retirant le fond de caisse et les retraits d'espèces de la journée)
• Le total des encaissements de la journée (qui est obtenu par addition des totaux chèques, CB et espèces de la journée)
• Les prélèvements espèces coffre (ce total est obtenu depuis le tableau du bas de la feuille de journée)
• Les remises en banque. C'est la seule colonne qui est à compléter. Cette colonne doit être croisée avec les bordereaux de remises en banque
• Le solde coffre (il est calculé en additionnant les soldes d'espèces journées et en retirant les remises en banques).
• Le solde caisse espèces (Il est calculé sur la dernière ligne de chaque feuille de journée, ce total donne le fond de caisse du lendemain)

Pour contrôler la synthèse, il faut comparer ces différents chiffres avec ceux présents sur les feuilles de chaque journée, il faut aussi contrôler les remises en banque.

Le cabinet comptable Cogep de Saint-Avold prend en charge notre saisie comptable.

Au cabinet comptable, nous avons deux contacts :

Christel KASPRZAK ckasprzak@cogep.fr en charge des saisies

et Alexandre BARRA albarra@cogep.fr responsable de l'agence

Dans nos accords avec le cabinet, nous devons leur fournir les documents suivants pour qu'ils puissent être saisies dans la comptabilité de l'association. Sur notre disque Nas, il y a un dossier Cogep-compta qui est automatiquement synchronisé avec notre Nextcloud (dossiers en ligne) qui est à son tour synchronisé avec le cabinet comptable. De ce fait, Christel KASPRZAK peut accéder aux documents et éventuellement aussi nous en transmettre via ce dossier.

Les dossiers Nextcloud sont accessibles depuis cette adresse : https://nc.solidemm.fr/index.php/login?clear=1

• Facture et achats fournisseurs

Les factures et achats fournisseurs sont rangés dans une chemise par mois et doivent être scannés.

Dans le dossier Factures et achats fournisseurs, il ranger les factures dans des dossiers nommés mm-aaaa (mois-année).

Pour scanner, sur l'imprimante il y a un raccourci qui envoie directement les fichiers scannés à la racine du dossier Factures et achats fournisseurs. Par défaut, les fichiers sont nommés scanjob-xxx.pdf. Il faut ensuite et les renommer et les déplacer. Pour les renommer, on utilise la date sous la forme jj-mm-aaaa fournisseur ce qui donne par exemple 02-07-26 Electro Depot.pdf. et enfin on les déplace dans le mois concerné.

• Facture clients Solid'Emm

Après avoir créé les factures clients, elles doivent être copiés dans ce dossier

• Relevé de comptes Caisse d'Epargne

Les relevés de comptes doivent être téléchargés depuis le site de la Caisse d'Epargne. Pour accéder au site aller sur Espace personnel puis entrer l'identifiant suivant: 543 080 9067 et le numéro d'utilisateur : 000001. Le mot de passe se trouve dans le gestionnaire de mot de passe. Pour compléter la connexion, Claude doit valider le secur-pass sur son téléphone.

• Remise en banque

Les Bordereaux de remise en banque, doivent être scannés pour être placés dans ce dossier. Ils permettent de recouper les remises en banque inscrites sur la synthèse mensuelle de caisse.

• Rh paie

Pour le moment, nous n'avons pas de fichier de pointage, ce fichier reste à créer.

• Synthèse mensuelle de caisse

C'est la feuille qui justifie les encaissements du mois, un fois visé par le trésorier (cette procédure est décrite au point 3.1.1 sur cette même page), elle doit être scannés puis placés dans ce dossier. En fin d'année, on devrait donc retrouver 12 fichiers dans ce dossier (un par mois). Pour scanner on pourra utiliser le raccourci sur l'imprimante décrit précédemment, puis renommer le fichier et le déplacer.

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